Sorotan24.com, Jakarta – Seperti namanya, Surat dinas merupakan surat yang isinya ditujukan untuk keperluan kedinasan, baik itu pemerintah atau swasta. Karena fungsi kedinasan tidak hanya berlaku di pemerintahan, akan tetapi berlaku juga di instansi atau lembaga swasta. Biasanya isinya berupa urusan seperti penyampaian pengumuman, pemberian suatu izin, pemberian tugas dan lain-lain.
Oleh karena itu jika terdapat surat yang dikirimkan dari satu pihak ke pihak lain yang isinya berhubungan dengan kepentingan tugas ataupun kegiatan dinas suatu instansi, maka surat seperti itu disebut surat resmi. Kenapa disebut surat resmi? karena penulisan dalam surat dinas ditulis dengan format dan memakai bahasa resmi.
Baca Juga: Fenomena Aphelion: Penyebab suhu dingin di Bumi?
Penjelasan Tentang Surat Dinas
Surat Dinas adalah surat resmi yang berkaitan dengan berbagai masalah yang berkaitan dengan layanan resmi, termasuk dalam penunjukan karyawan, transfer karyawan, promosi, kenaikan gaji, dan keputusan untuk memecat karyawan.
Ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan ketika menulis surat dinas diantaranya adalah:
- Surat resmi atas nama lembaga, lembaga atau negara.
- Kop surat biasanya ada di sebelah kiri kecuali kop surat bisa ditulis di tengah.
- Alamat pos terletak di kanan atas di bawah nama dan tanggal surat.
- Menggunakan kata ganti kami, tidak ada juru ketik awal atau awal dari pejabat atau staf yang posisinya lebih rendah dari tanda tangan resmi surat itu.
- Tidak ada huruf awal dan kalimat akhir.
- Nama penandatangan dikapitalisasi tanpa tanda kurung. Berikut ini adalah NIK (Nomor Identifikasi Karyawan) atau NIP (Nomor Identifikasi Karyawan) dengan pengecualian posisi menteri.
Ciri-Ciri Surat Dinas
Tak sama dengan surat-surat lain, surat layanan berisi fungsi-fungsi khusus. Yang mana ada beberapa fitur khusus dalam surat formal yang membedakannya dari yang surat lain, yaitu :
-
Kop Surat
Yang paling membedakan huruf formal dari jenis huruf lain adalah bahwa setiap huruf resmi selalu mengandung huruf kapital. Judul ini menunjukkan di mana dalam surat ini. Tanpa kop penerima, ini akan membingungkan karena dia tidak tahu agen mana yang mengirim surat itu.
-
Bahasa Resmi
Surat resmi selalu menggunakan dalam suatu bahasa resmi. Karena surat ini ditujukan untuk agensi lain, bahasa yang digunakan juga resmi. Cara terbaik untuk menggunakan bahasa informal saat menulis surat ini.
-
Terdapat Nomor Surat
Selanjutnya yang membedakan surat formal dari surat lainnya adalah nomor surat. Setiap surat resmi diterbitkan dalam buku administrasi badan penerbit. Fungsi angka-angka ini terkait dengan administrasi lembaga terorganisir.
-
Dilengkapi Stempel atau Cap Instansi
Perlu diketahui bahwa surat resmi berisi stempel atau stempel dari agensi yang menerbitkan surat itu. Seperti judul surat, fungsinya adalah sebagai mencap informasi tentang asal surat itu.
Baca Juga: 12 Sekolah Kedinasan Terbaik dan Terfavorit 2021
Fungsi Surat Dinas
Selain ciri ciri diatas, Fungsi dari surat dinas juga tak kalah penting untuk diketahui, sebagaimana mestinya bahwa Fungsi utama dalam surat dinas sama dengan fungsi umum surat tersebut. Surat resmi pada dasarnya adalah alat komunikasi antara dua pihak.
Inilah beberapa fungsi sekunder pada surat resmi, diantaranya sebagai berikut:
- Dokumentasi Tertulis
Surat-surat itu digunakan sebagai bukti “hitam dan putih”. Misalnya dalam sebuah kesepakatan. - Bukti Historis
Surat yang digunakan sebagai memeriksa negara, organisasi, atau sejarah suatu negara. Contoh surat dari Supersemar - Alat Pengingat Surat yakni digunakan sebagai mengingat hal-hal yang telah dilupakan. Misalnya surat yang telah diarsipkan atau disimpan. (NWKusuma/ed.)
